Betriebsprüfung in der Arztpraxis: Die 6 häufigsten Fehler

Es ist ein bedrückendes Gefühl der Ungewissheit, welches die meisten Betroffenen empfinden, die eine Anordnung zur Betriebsprüfung vom Finanzamt erhalten. Warum wurde gerade ich ausgewählt? Steht das Ergebnis jetzt schon fest? Was kann ich noch tun? – Das ist nur ein Bruchteil der Fragen, die sich Ärzte in dieser Situation stellen. Doch wer im Voraus, während und nach der Außenprüfung unsere Verhaltenstipps beachtet, braucht sich vor den Steuerprüfern nicht zu fürchten.

Grundlagen: Was ist eine Betriebsprüfung?

Mit einer Betriebsprüfung will das Finanzamt die Richtigkeit Ihrer Besteuerungsgrundlagen und die Einhaltung der Steuergesetze sicherstellen. Es prüft daher in der Regel sämtliche Unterlagen, die für Ihre Besteuerung relevant sind. Damit soll erreicht werden, dass alle steuerpflichtigen Unternehmer gleichmäßig besteuert werden; Zahlungsrückstände sollen beseitigt, Steuerstraftaten aufgedeckt werden. Weil die Betriebsprüfung grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in seiner Wohnungstattfindet, ist die Betriebsprüfung eine Außenprüfung des Finanzamtes. Für den Betroffenen stellt die Außenprüfung einen intensiven Eingriff in seine Privat- und Betriebsspähre dar und ist deshalb zumeist mit Sorgen um das Ergebnis und die eigene Zukunft verbunden. Durch die berufsbedingten Besonderheiten ist bei Betriebsprüfungen in Arztpraxen noch dringender auf die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften zu achten. Wer seine Rechte und Pflichten in der Betriebsprüfung kennt und die häufigsten Fehler vermeidet, kann eine Betriebsprüfung zügig und folgenlos hinter sich bringen.

Vor der Betriebsprüfung: Steuerunterlagen nicht vernachlässigen

Die größten praktischen Probleme stellt gar nicht die Außenprüfung selbst, sondern die Zeit davor dar. Wer bereits im Voraus seine Steuerunterlagen gewissenhaft geführt hat, ist bei der Prüfung klar im Vorteil.

Fehler Nr. 1: Unterschätzen des Umfangs der Steuergrundlagen

Die tatsächlichen Grundlagen Ihrer Besteuerung sind umfangreich und reichen teils bis über die Grenzen des Praxisbetriebs hinaus. Wer nicht weiß, welche Umstände für die Besteuerung relevant sind und in der Folge die Unterlagen falsch oder unzureichend führt, riskiert Fehler bei der Besteuerung und macht sich bei der Betriebsprüfung angreifbar. Um dies zu verhindern, haben wir für Sie einige Besteuerungsgrundlagen aufgeführt, die gerne übersehen werden.

• Geldwerte Vorteile aus der Pharmaindustrie Die Zusammenarbeit mit der Pharmaindustrie ist für Ärzte nichts ungewöhnliches. Doch gerade in der jüngeren Vergangenheit hat sich die Reglementierung dieser Zusammenarbeit verschärft. Durch das 2016 in Kraft getretene Antikorruptionsgesetz ist das Strafbarkeitsrisiko für Ärzte erheblich gestiegen.

Deshalb sollten Prämien von Geschäftspartnern nur mit äußerster Vorsicht angenommen und die daraus gezogenen Vorteile genau dokumentiert werden. Denn geldwerte Vorteile aus der Pharmaindustrie sind immer steuerpflichtige Einnahmen.

• Private Nutzung eines Firmenwagens PKWs unterliegen erfahrungsgemäß stets dem Umfang einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Denn wer ein Fahrzeug als Firmenwagen nutzt, reduziert damit sein zu versteuerndes Bruttoeinkommen. An dieser Stelle werden die Steuerprüfer regelmäßig sehr aufmerksam.

Dass ein Firmenwagen überhaupt nicht privat genutzt wird, ist nur in den seltensten Fällen denkbar. Vielmehr wird eine private Nutzung sogar unterstellt, wenn es kein gleichwertiges Privatfahrzeug im Besitz des Arztes gibt. Der private Nutzungsvorteil von Dienstwagen muss deshalb in der Regel mit der sog. 1%-Regelung oder einem Fahrtenbuch ermittelt werden.

• Geldwerte Vorteile aus gewerblichen Nebentätigkeiten In der Regel üben Ärzte bzw. Zahnärzte als Heilberufler überwiegend eine freiberufliche Tätigkeit aus, aus der dementsprechend freiberufliche Einkünfte erzielt werden. Zum Problem wird die Ermittlung der Einkünfte jedoch, wenn zusätzlich auch noch gewerbliche Einkünfte erwirtschaftet werden. Denn gewerbliche Betätigungen können Gewerbesteuer auslösen, die auch auf den eigentlich freiberuflichen Praxisgewinn abfärben können.

Abschließend sind sämtliche steuererhöhenden Grundlagen gar nicht zu benennen – zu vielfältig sind die Möglichkeiten, Nutzungsvorteile zu generieren, die möglicherweise als solche von den Betroffenen gar nicht erkannt werden. Deshalb empfehlen wir insbesondere für Ärzte die Hinzuziehung eines kompetenten Steuerberaters, der Sie mit seiner Erfahrung aus früheren Betriebsprüfungen über mögliche Fallstricke aufklären kann und sich mit den Leistungen von Ärzten bzw. Zahnärzten auskennt. Bei Paschhoff & Partner verbinden wir Steuerberatung mit langjähriger Erfahrung aus der Rechtsberatung von Medizinern und können Sie so optimal auf zukünftige Außenprüfungen vorbereiten. Doch nicht nur unerkannte Nutzungsvorteile werden bei Betriebsprüfungen regelmäßig zum Problem. Auch die drohende Durchführung von Umsatzsteuerprüfungen im Rahmen der Betriebsprüfung wird häufig zu spät gesehen. Bei der Umsatzsteuerprüfung wird sich das Finanzamt in erster Linie für die von Ihnen abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen interessieren und versuchen, Unregelmäßigkeiten zu ermitteln. Bei der Prüfung Ihrer Gewerbesteuerzahlungen will die Behörde überprüfen, ob Sie für Ihre gewerblichen Einkünfte ausreichend Gewerbesteuer abgeführt haben. Wie bereits oben angedeutet werden gewerbliche Einkünfte häufig nicht ausreichend von freiberuflichen Einkünften getrennt. In der Folge kann so dann ein Gewerbesteuerrückstand entstehen. Um Gewerbesteuer- und Umsatzsteuerprüfungen zu verhindern, sollten Sie schon bei der Erstellung Ihrer regelmäßigen Steuerunterlagen auf Transparenz und Vollständigkeit achten. Wie Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen in der Arztpraxis richtig abrechnen und worauf Sie beim Vorsteuerabzug achten sollten, erfahren Sie in unserem Blog!

Nach der Prüfungsanordnung: Steuerberater informieren, Vorgehen besprechen

Zwischen der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung und der Durchführung der Außenprüfung liegt meist ein angemessenes Zeitfenster, in dem Sie sich auf die Prüfung vorbereiten können. Dies sollte in enger Absprache mit Ihrem Steuerberater geschehen, um etwaige Unregelmäßigkeiten vor den Prüfern zu erkennen.

Fehler Nr. 2: Aus der Prüfungsanordnung voreilige Schlüsse ziehen

Viele Betroffene ziehen schon aus der bloßen Anordnung einer Betriebsprüfung den voreiligen Schluss, dass großes Unheil bevorstehen muss. Das ist zwar unter dem Druck einer anstehenden Prüfung nachvollziehbar, jedoch meistens unbegründet. Denn neben einer bei den Finanzämtern stattfindenden Zufallsauswahl, die jede Arztpraxis treffen kann, dienen unzählige elektronische Datensätze und Anhaltspunkte zur Auswahl einer Praxis für die Außenprüfung. Aus der bloßen Anordnung einer Prüfung kann deshalb noch lange nicht geschlossen werden, dass tatsächlich unrichtige oder unvollständige Steuergrundlagen vorliegen. Nach der Prüfungsanordnung heißt es deshalb: Ruhe bewahren!

Fehler Nr. 3: Den Steuerberater nicht rechtzeitig über die anstehende Prüfung informieren

Bestenfalls hat Ihr Steuerberater nicht nur umfassende Kenntnis Ihrer Steuerunterlagen, sondern auch schon zahlreiche Betriebsprüfungen erlebt und begleitet. Er sollte deshalb unverzüglich nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung informiert werden, um rechtzeitig geeignete Maßnahmen zur Vorbereitung der Prüfung durchzuführen. Zusammen mit gegebenenfalls erforderlichen Hinweisen sollten Sie Ihren Steuerberater jetzt mit derDurchsicht Ihrer Unterlagen beauftragen, damit unrichtige Angaben frühzeitig erkannt werden und Sie die weitere Taktik gemeinsam besprechen können.

Fehler Nr. 4: Mit einer Selbstanzeige bis zur Prüfungsanordnung warten

Wer sich wegen Steuerhinterziehung strafbar gemacht hat, kann einer Bestrafung durch eine Selbstanzeige nach § 371 AO noch entgehen. Eine solche strafbefreiende Selbstanzeige ist aber gemäß § 371 Abs. 2 Nr. 1 mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung oder mit dem Erscheinen des Prüfers gesperrt. Erkennen Sie also, dass Sie sich eventuell der Steuerhinterziehung schuldig gemacht haben könnten, sollten Sie nach Absprache mit Ihrem Rechtsanwalt und Steuerberater eine Selbstanzeige möglichst zeitnah auf den Weg bringen, um einer etwaigen Prüfungsanordnung zuvor zu kommen.

Während der Betriebsprüfung: Konstruktiv mitwirken, Datenschutz gewährleisten

Wenn der Prüfer mit der Betriebsprüfung begonnen hat, sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater im Sinne eines zügigen Abschlusses konstruktiv an der Prüfung mitwirken. Oftmals zeigen die Finanzbehörden Verständnis für die Besonderheiten des Arztberufs und bestehen weder auf Ihre durchgängige Anwesenheit, noch auf die Durchführung der Prüfung in der Arzt- oder Zahnarztpraxis. Deshalb wird die Betriebsprüfung häufig in den Kanzleiräumen des Steuerberaters durchgeführt. Das entlastet Sie persönlich und Ihre Patienten von dem Stress einer Außenprüfung, hat aber auch datenschutzrechtliche Vorteile:

Fehler Nr. 5: Bei der Betriebsprüfung gegen Datenschutzrechte verstoßen

Die Durchführung einer Betriebsprüfung ist für jeden Betroffenen eine enorme Belastung. Da passiert es leicht, datenschutzrechtliche Pflichten aus dem Auge zu verlieren und den Prüfern bereitwillig alles vorzulegen, was in Ihrer Praxis zu finden ist. Im schlimmsten Fall missachten Sie damit aber die Datenschutzrechte der Patienten, verletzen Ihre Schweigepflicht und verschaffen sich damit zusätzliche berufs- und strafrechtliche Probleme. Es ist deshalb schon im alltäglichen Praxisbetrieb erforderlich, die Steuerunterlagen von den Patientenakten zu trennen und bei der Übergabe der Unterlagen an die Prüfer keine Patientendaten zu offenbaren. Dazu sollten Sie mithilfe einer geeigneten Software die vorlagepflichtigen Unterlagen anonymisiert erstellen.

Nach der Betriebsprüfung: Schlussbesprechung und Prüfungsbericht

Nach Abschluss der Außenprüfung haben Sie gemäß § 201 AO das Recht auf die Durchführung einer Schlussbesprechung, wenn sich durch die Prüfung eine Veränderung der Besteuerung ergeben hat. Anschließend wird über die Prüfung und ihre Ergebnisse ein Prüfbericht gefertigt.

Fehler Nr. 6: Schlussbesprechung nicht nutzen und keine Schlüsse aus dem Prüfungsbericht ziehen

In der Schlussbesprechung haben Sie die Möglichkeit, sich über die eventuell erhobenen Vorwürferechtliches Gehör zu verschaffen, also zu den Ergebnissen der Prüfung Stellung zu nehmen. Auf diese Besprechung sollten Sie keinesfalls verzichten. Denn sie hat nicht nur zum Ziel, Sie über die steuerlichen Auswirkungen der Prüfung zu informieren, sondern kann auch zur Aufklärung von Missverständnissenund zur Verteidigung gegen Vorwürfe der Finanzbehörde genutzt werden. Abgeschlossen wird die Prüfung dann durch die Zusendung des Prüfberichts, der die Ergebnisse und Auswirkungen der Prüfung zusammenfasst. Zwar ist der Bericht selbst nicht anfechtbar, gibt aber Auskunft darüber, ob und in welcher Höhe Nachzahlungen oder Straf- und Bußgeldverfahren zu erwarten sind. Deshalb sollten Sie den Prüfbericht eingehend mit Ihrem Steuerberater und Rechtsanwalt besprechen, um das weitere Vorgehen zu planen.

Fazit zur Betriebsprüfung: Kompetente Steuerberatung nutzen

Beinahe alle Fehler, die im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen des Finanzamts häufig passieren, lassen sich auf einen gemeinsamen Nenner bringen: Unkenntnis der steuerrechtlichen Vorschriften. Das ist jedoch in den meisten Fällen weder verwerflich noch anders zu erwarten. Denn als Zahnarzt oder Arzt soll man sich auf sein Fachgebiet konzentrieren – das Steuerrecht gehört dann in die kompetenten Hände Ihres Steuerberaters. Die Steuergesetze sind kompliziert, oftmals nur durch langjährige Rechtsprechung mit Bedeutung ausgefüllt und ändern sich ständig. Um seine Steuerunterlagen gewissenhaft zu führen – ohne dabei den Praxisbetrieb zu vernachlässigen –, braucht es deshalb sowohl gut ausgebildetes nichtärztliches Büropersonal in der Praxis als auch kompetente Beratung durch Steuerberater und Rechtsanwälte. Paschhoff & Partner kann bei der Beratung im Steuerrecht auf langjährige Erfahrung zurückblicken. Wir sind die richtigen Ansprechpartner bei der Bearbeitung Ihrer Steuerunterlagen. Sollten Sie kurz vor einer Betriebsprüfung stehen, helfen wir Ihnen schnell, kompetent und unkompliziert. Vereinbaren Sie dazu einfach einen persönlichen Beratungstermin in unserer Kanzlei.